1. Kto sme
Sme spoločnosť Nextima, s. r. o., poskytovateľ AIKOZO, so sídlom Vysokoškolákov 8421/41, 010 08 Žilina, Slovenská republika, IČO 55341047. Úplné údaje o našej spoločnosti nájdete v Právnych informáciách.
Otázky o ochrane osobných údajov a funkcii zodpovednej osoby (DPO), ako aj žiadosti týkajúce sa vašich údajov nám pošlite na nextima.sro@gmail.com alebo na adresu sídla s označením „AIKOZO — Ochrana osobných údajov“.
2. Naša úloha a úloha vašej organizácie
Tieto informácie sa vzťahujú na náš web, dokumentáciu, obchodnú komunikáciu a služby AIKOZO, ktoré prevádzkujeme.
Ako prevádzkovateľ konáme vtedy, keď určujeme použitie osobných údajov na vlastné účely súvisiace s webom, zákazníckymi vzťahmi, bezpečnosťou, fakturáciou a právnymi povinnosťami.
Pri údajoch v pracovných priestoroch, účtoch a súvisiacich záznamoch zákazníka, ktoré spracúvame podľa jeho pokynov, konáme ako sprostredkovateľ, prípadne ďalší sprostredkovateľ, ak je sprostredkovateľom aj zákazník. Jeho účely a pokyny upravujú jeho informácie o ochrane údajov a zmluva o spracúvaní. Tento dokument túto zmluvu nenahrádza. Samotné uloženie účtu alebo auditného záznamu z nás nerobí prevádzkovateľa na každý účel.
Vaša organizácia môže prevádzkovať vlastné nasadenie alebo vybrať ďalšie integrácie a poskytovateľov. Tieto vzťahy vysvetľuje vo svojich informáciách o ochrane údajov. Naše povinnosti a vaše práva tým nie sú dotknuté.
3. Aké údaje spracúvame a odkiaľ ich získavame
| Údaje | Príklady |
|---|---|
| Používanie webu a služby | IP adresa, čas a cieľ požiadavky, údaje o prehliadači alebo zariadení, odkazujúca stránka, ak je dostupná, vykonané úkony, chyby, bezpečnostné udalosti a záznamy o používaní. |
| Kontakty a účty | Meno, email, organizácia, rola, identifikátory účtu, záznamy o prihlásení, dopyty a komunikácia s podporou. |
| Obchodné a právne záznamy | Zmluvné a fakturačné údaje, stav platieb, žiadosti týkajúce sa osobných údajov a podklady na plnenie povinností alebo riešenie sporov. |
| Obsah zákazníka a záznamy AI | Nahraté dokumenty, požiadavky, diskusie, obsah pripojených systémov, zadania, vyhľadaný kontext, odpovede, preklady, vektorové reprezentácie (embeddingy) a história generovania. Môžu obsahovať údaje o vás aj o iných osobách. |
Údaje získavame od vás, vašej organizácie a jej oprávnených používateľov, z nastavených služieb identity a integrácií a pri používaní našich webov a služieb. Pôvod obsahu, za ktorý zodpovedá zákazník, vysvetľuje vaša organizácia. Vektorové reprezentácie, identifikátory a ďalšie odvodené záznamy môžu byť naďalej osobnými údajmi.
4. Účely a právne základy
Nasledujúca tabuľka sa týka spracúvania, pri ktorom sme prevádzkovateľom. Právny základ spracúvania, za ktoré zodpovedá vaša organizácia, určuje táto organizácia.
| Účel a údaje | Právny základ podľa GDPR |
|---|---|
| Prevádzka a ochrana webu a dokumentácie pomocou záznamov o pripojení a bezpečnosti | Náš oprávnený záujem poskytovať službu a chrániť systémy a návštevníkov — článok 6 ods. 1 písm. f). |
| Odpovedanie na dopyty a správa vzťahov pomocou kontaktných údajov a korešpondencie | Náš oprávnený záujem na obchodnej komunikácii — článok 6 ods. 1 písm. f). Ak ste zmluvnou stranou osobne, nevyhnutné plnenie zmluvy alebo predzmluvné kroky na vašu žiadosť — článok 6 ods. 1 písm. b). |
| Správa zákazníckych vzťahov, meranie účtovaného používania a riešenie prevádzkových či bezpečnostných problémov pomocou potrebných kontaktných a prevádzkových záznamov | Náš oprávnený záujem spravovať a chrániť službu — článok 6 ods. 1 písm. f). Neoprávňuje nás to na nesúvisiace opätovné použitie obsahu zákazníka. |
| Vedenie účtovných a daňových záznamov a vybavovanie žiadostí týkajúcich sa údajov pomocou potrebných finančných, kontaktných a overovacích údajov | Naše zákonné povinnosti — článok 6 ods. 1 písm. c). |
| Preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov pomocou príslušných záznamov | Náš oprávnený záujem chrániť naše práva — článok 6 ods. 1 písm. f). |
Spracúvanie na základe oprávnených záujmov musí byť nevyhnutné; naše záujmy sa pritom musia vyvážiť s vašimi právami. Proti spracúvaniu môžete namietať podľa časti 10.
Kontaktné údaje potrebujeme na odpoveď na dopyt, identifikačné a prístupové údaje na poskytnutie účtu a požadované obchodné údaje na fakturáciu. Bez potrebných údajov nemusíme vedieť príslušnú službu poskytnúť. Samotné prezeranie webu spravidla nevyžaduje poskytnutie údajov zo zákona. Voliteľné možnosti zostávajú dobrovoľné; používanie AIKOZO nie je všeobecným súhlasom so spracúvaním.
5. Spracúvanie pomocou AI
Funkcie AI môžu poskytovateľovi modelu odoslať vaše zadanie a relevantný obsah pracovného priestoru, ku ktorému máte oprávnenie. Môže ísť o výňatky z dokumentov, súvisiace záznamy a históriu rozhovoru nad rámec textu, ktorý zadáte. Tieto informácie používame na generovanie, vylepšovanie, preklad, tvorbu vektorových reprezentácií, vyhľadávanie a analýzu. Pôvodný aj preložený text, vstupy, výstupy a ich história sa môžu uchovávať podľa pravidiel nižšie.
Obsah zákazníkov nepoužívame na vlastné trénovanie, dolaďovanie ani vyhodnocovanie modelov. Používame štandardné nastavenie OpenAI API. Podľa zverejnených pravidiel OpenAI sa údaje API nepoužívajú na trénovanie modelov, pokiaľ sa zákazník do takého používania nezapojí. Bežné záznamy na sledovanie zneužitia môžu obsahovať zadania, odpovede a metadáta a uchovávajú sa najviac 30 dní, s právnymi a bezpečnostnými výnimkami. Uchovávanie ďalších údajov závisí od použitej funkcie API. Pozrite si pravidlá OpenAI pre údaje.
Použitie obsahu ako kontextu alebo vytvorenie vektorovej reprezentácie sa líši od trénovania modelu, stále však môže byť spracúvaním osobných údajov. Poskytujte iba informácie, ktoré je vaša organizácia oprávnená používať. Nevkladajte heslá, tajné údaje ani nepotrebné citlivé údaje. Tento dokument sám osebe neoprávňuje na spracúvanie citlivých údajov ani údajov o odsúdeniach a trestných činoch.
Možnosti AI, jej obmedzenia a potrebu ľudskej kontroly vysvetľujú Informácie o používaní AI.
6. Poskytovatelia a medzinárodné spracúvanie
Oprávnení pracovníci a používatelia vo vašej organizácii majú prístup k informáciám podľa svojich úloh a oprávnení. Používame aj nižšie uvedených poskytovateľov. Zapnuté integrácie prijímajú údaje potrebné na svoju funkciu; platia pre ne aj ich vlastné oprávnenia a dohodnuté podmienky. Odborní poradcovia a príslušné orgány môžu dostať informácie potrebné na poradenstvo, právne nároky alebo zákonné povinnosti.
| Poskytovateľ | Účel, miesta spracúvania a záruky |
|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL | Hostuje našu aplikačnú, dátovú a prihlasovaciu infraštruktúru vo Frankfurte v Nemecku. Doručovanie webu a dokumentácie cez CloudFront a povolená podpora môžu zahŕňať spracúvanie mimo EHP vrátane USA. AWS koná ako sprostredkovateľ alebo ďalší sprostredkovateľ podľa dodatku o spracúvaní údajov (DPA), ktorý je súčasťou štandardných podmienok. Príslušné prenosy využívajú rozhodnutia o primeranosti alebo štandardné zmluvné doložky (SCC) s doplňujúcimi zárukami. Ďalší sprostredkovatelia AWS. |
| OpenAI Ireland Ltd. a jej poskytovatelia a prepojené spoločnosti | Poskytuje služby AI ako sprostredkovateľ alebo ďalší sprostredkovateľ. Naše štandardné nastavenie API nezaručuje spracúvanie výlučne v EÚ; údaje sa môžu spracúvať v USA a ďalších krajinách. DPA OpenAI je súčasťou jej štandardných podmienok. Údaje z EHP a Švajčiarska sa spracúvajú v rámci vzťahu s OpenAI Ireland; následné prenosy využívajú SCC alebo príslušné rozhodnutia o primeranosti. Ďalší sprostredkovatelia OpenAI. |
| Google Ireland Limited — Gmail | Spracúva kontaktné emaily, prílohy a súvisiace metadáta v bežnej službe Gmail. Google je samostatným prevádzkovateľom podľa svojich Pravidiel ochrany súkromia; nejde o sprostredkovateľský vzťah v službe Google Workspace. Spracúvanie môže prebiehať na celom svete. Záruky prenosov Google zahŕňajú rozhodnutia o primeranosti, rámec ochrany osobných údajov medzi EÚ a USA pre prenosy, na ktoré sa vzťahuje, a SCC tam, kde sú potrebné. |
| Google LLC / Google Ireland Limited — Google Fonts | Dodáva písma dokumentácie a získava IP adresy, požadované URL a hlavičky požiadaviek. API poskytuje Google LLC; prevádzkovateľom pre ochranu údajov v EHP je Google Ireland. Platia rovnaké zverejnené záruky medzinárodných prenosov. Časté otázky Google Fonts opisujú doručovanie bez cookies, profilovania používateľov a cielenej reklamy. Google nehostuje AIKOZO. |
Hosting aplikácie v EÚ neznamená, že všetko spracúvanie týchto poskytovateľov zostáva v EÚ. Informácie o zárukách prenosov alebo ich kópiu, ak je to relevantné, si môžete vyžiadať u nás. Schvaľovanie ďalších sprostredkovateľov a oznamovanie ich zmien upravujú aj zákaznícke zmluvy.
Google samostatne určuje uchovávanie a vymazanie podľa svojich zverejnených pravidiel, vrátane právnych a bezpečnostných výnimiek a šifrovaných záloh uchovávaných najviac šesť mesiacov. Tieto kópie sú oddelené od našich lehôt pre korešpondenciu a zálohy nižšie. Časté otázky Google Fonts neuvádzajú pevnú lehotu uchovávania údajov z požiadaviek na písma.
7. Uchovávanie a vymazanie
Lehoty nižšie sú našimi pravidlami uchovávania. Opatrenia na vymazanie, ukončenie uchovávania záloh a obnovu, ktoré ich majú zabezpečiť, ešte zavádzame a overujeme. Naďalej platia kratšie lehoty jednotlivých funkcií a platné pokyny na skoršie vymazanie. Tieto lehoty nepredlžujú lehoty na vybavenie žiadostí o uplatnenie vašich práv.
| Záznamy | Najdlhšia lehota alebo pravidlo |
|---|---|
| Prístupové a bezpečnostné záznamy webu a dokumentácie | 30 dní od vytvorenia. |
| Prevádzkové, prihlasovacie a bezpečnostné záznamy a záznamy o používaní na naše vlastné účely | 90 dní od vytvorenia. Účtovné podklady majú samostatné lehoty. |
| Obchodná komunikácia a podpora | Dopyty, ktoré nevedú k zákazníckemu vzťahu: 12 mesiacov od posledného vecného kontaktu. Zákaznícka korešpondencia: počas vzťahu a 24 mesiacov po jeho skončení. Uzavreté prípady podpory: 24 mesiacov od uzavretia. |
| Účtovné a daňové záznamy | Účtovné závierky, doklady a knihy: desať celých kalendárnych rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Záznamy opisujúce systém účtovníctva alebo uchovávania účtovných záznamov: desať celých kalendárnych rokov po roku posledného použitia. Ostatné záznamy podľa príslušnej zákonnej lehoty vrátane povinných predĺžení. |
| Žiadosti týkajúce sa údajov a overenie totožnosti | Žiadosti a odpovede: tri roky od uzavretia. Nevyhnutné kópie dokladov totožnosti: vymazať hneď po overení, najneskôr do siedmich dní; ponechať iba minimálny záznam o výsledku overenia. |
| Zákaznícke účty, obsah, história AI a odvodené indexy | Počas poskytovania služby podľa pokynov zákazníka a s ohľadom na skoršie lehoty. Po skončení služby: 30 dní na dohodnuté vrátenie alebo export a vymazanie zostávajúcich prevádzkových kópií do 60 dní. Iná zákaznícka lehota musí byť zaznamenaná v zmluve o spracúvaní. |
| Naše zálohy | Uchovávanie sa skončí do 35 dní od vytvorenia; kopírovanie lehotu neobnovuje. Pri 60-dňovej lehote na vymazanie prevádzkových údajov zaniknú zvyšné kópie súvisiace so skončením služby do 95 dní od jej skončenia. Prístup je obmedzený na obnovu; už vykonané výmazy sa musia znovu uplatniť pred návratom obnovených údajov do používania alebo vytvorením nových záloh. |
Zdokumentovaný bezpečnostný incident môže odôvodniť oddelené uchovanie príslušných prístupových, bezpečnostných alebo prevádzkových záznamov počas času potrebného na jeho vyriešenie. Iné výnimky vyžadujú príslušnú zákonnú povinnosť alebo konkrétnu zdokumentovanú potrebu uchovať nevyhnutné dôkazy pre právny nárok. Účtovné pravidlá vychádzajú z § 35 a 36 zákona č. 431/2002 Z. z.; ostatné uvedené lehoty sú prevádzkové limity, nie zákonné lehoty.
Vrátenie alebo export dohadujeme so zákazníkom; univerzálny samoobslužný export nie je k dispozícii. Deaktivácia účtu alebo odstránenie viditeľnej položky nemusí vymazať jej históriu, preklady, vektorové reprezentácie či zálohy. Proces vymazania musí zahŕňať aj tieto kópie. Uchovávanie u poskytovateľov vrátane OpenAI a Google opisujú časti 5 a 6.
8. Cookies a úložisko prehliadača
Pre AIKOZO nepoužívame voliteľnú analytiku, reklamu ani marketing. Naša úvodná stránka neukladá aplikačné cookies ani záznamy do úložiska prehliadača. Aplikácia, prihlasovanie a dokumentácia používajú úložisko na tieto účely:
| Účel | Trvanie a možnosti správy |
|---|---|
| Prihlásenie a ochrana relácie | Relácia aplikácie: najviac 12 hodín, so serverovým limitom nečinnosti 30 minút. Ochrana pokusu o prihlásenie: najviac 30 minút. Cookies služby identity môžu podľa účelu trvať počas relácie prehliadača, 60 sekúnd alebo 12 hodín; nastavenia prihlasovania vašej organizácie sa môžu líšiť. Odhlásenie ukončí reláciu aplikácie. |
| Vzhľad, jazyk, filtre a rozloženie | Cookie vzhľadu aplikácie trvá 365 dní a obnovuje sa pri použití vzhľadu vrátane predvoleného. Predvoľby aplikácie a uložená paleta dokumentácie nemajú nastavené časové vypršanie a zostávajú aj po odhlásení. Dokumentácia ukladá paletu automaticky pri načítaní. Vzhľad prihlasovania sa uchováva počas relácie karty prehliadača. |
| Kontext organizácie a prebiehajúce úlohy | Kontext organizácie, ochrana pred opakovaným presmerovaním na prihlásenie a nedávne úlohy používajú úložisko karty prehliadača. Niektoré záznamy úloh vrátane identifikátorov používateľa, organizácie a pracovných položiek pretrvávajú medzi reláciami bez všeobecnej časovej lehoty. Súkromné záznamy úloh sa vymažú pri odhlásení, presmerovaní na prihlásenie alebo zmene identity; záznamy jednotlivých funkcií sa vymažú pri príslušnej udalosti dokončenia. |
| Rýchle frázy pri vypnutom prihlasovaní | Frázy a údaje o ich používaní zostávajú v úložisku bez nastavenej lehoty, kým ich neodstránite cez funkciu alebo prehliadač. Pri zapnutom prihlasovaní sa frázy ukladajú prostredníctvom služby. |
Predvoľby môžete meniť v príslušných ovládacích prvkoch a uložené údaje vymazať v prehliadači. Obnovenie relácie prehliadača môže zachovať aj úložisko kariet. Zablokovanie prihlasovacieho úložiska môže znemožniť prihlásenie. Trvanie úložiska prehliadača je oddelené od uchovávania serverových záznamov.
Dokumentácia automaticky načítava Google Fonts; požiadavky odovzdávajú údaje uvedené v časti 6 bez nastavenia cookies služby Fonts. Výber výsledku vyhľadávania v dokumentácii môže vložiť hľadané výrazy do URL, a tým aj do histórie prehliadača a záznamov servera alebo CDN. Emailové a YouTube odkazy tieto služby nevkladajú do stránky. Odoslaním emailu odovzdáte jeho obsah; otvorením odkazu na video prejdete na YouTube.
Nevyhnutné úložisko a voliteľné technológie majú odlišný režim. Voliteľné ukladanie, ktoré vyžaduje súhlas, musí počkať na vašu voľbu; tento dokument taký súhlas nezískava.
9. Bezpečnosť a automatizované rozhodnutia
Používame riadenie prístupu, oddelenie údajov organizácií a ďalšie organizačné a technické opatrenia primerané rizikám. Žiadna služba nemôže zaručiť úplnú bezpečnosť.
Na vlastné účely neprijímame o ľuďoch výlučne automatizované rozhodnutia s právnymi alebo podobne významnými účinkami. Návrhy AI pri technickej práci nie sú určené na tento účel. Prípadné ďalšie použitie zákazníkom si vyžaduje jeho vlastné posúdenie a záruky.
10. Vaše práva
Za podmienok GDPR môžete požiadať o prístup a kópiu údajov, opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania a prípadne prenosnosť údajov. Máte aj príslušné práva pri výlučne automatizovanom rozhodovaní.
Proti spracúvaniu na základe oprávnených záujmov môžete namietať z dôvodov súvisiacich s vašou situáciou. Musíme ho zastaviť, pokiaľ jeho pokračovanie neodôvodňujú prevažujúce oprávnené dôvody alebo právne nároky. Proti priamemu marketingu môžete namietať kedykoľvek. Ak je základom súhlas, môžete ho odvolať rovnako jednoducho, ako ste ho udelili; zákonnosť predchádzajúceho spracúvania sa tým nemení.
Napíšte nám na nextima.sro@gmail.com. Môžeme potrebovať primerané overenie totožnosti; doklady neposielajte, kým vás o ne nepožiadame vhodným spôsobom. Žiadosti sú spravidla bezplatné. Odpovedáme bez zbytočného odkladu, spravidla do jedného mesiaca. Ak GDPR umožňuje predĺženie najviac o ďalšie dva mesiace, vysvetlíme ho počas prvého mesiaca. Vysvetlíme aj prípadné prípustné odmietnutie alebo poplatok.
Pri údajoch, za ktoré zodpovedá vaša organizácia, ju môžete kontaktovať priamo. Žiadosť podľa potreby vybavíme alebo postúpime a poskytneme jej súčinnosť.
Sťažnosť môžete podať dozornému orgánu, najmä v mieste svojho pobytu, pracoviska alebo údajného porušenia, aj bez predchádzajúceho kontaktovania nás. Na Slovensku je ním Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Galvaniho Business Centrum II, Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava; kontaktné údaje.
11. Zmeny
Tieto informácie aktualizujeme pri zmenách spracúvania a podstatné zmeny vhodne oznámime. Nový účel spracúvania vyriešime pred jeho začatím. Zverejnenie aktualizácie ani ďalšie používanie AIKOZO samo osebe neznamená udelenie súhlasu.